Как создать гугл таблицу с общим доступом (Google Excel): пошаговая инструкция

Как создать новую гугл таблицу

Чтобы начать работать с электронными таблицами Google (Таблицы или просто Google Excel), вам потребуется почта Gmail. Если он у вас есть, отлично. Если нет, вам нужно будет зарегистрироваться. Когда это будет сделано, вы можете продолжить работу с документами.

Затем, войдя в свою почту, нажмите следующую кнопку:

Затем нажмите кнопку «Еще» и перейдите к документам:

И выберите «Таблицы»:

Отлично, теперь вы находитесь в google docs: spreadsheets. Интерфейс сервиса простой, есть множество готовых шаблонов, которые можно использовать в любой момент. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть по одному из них. Ну или просто создайте «Пустой файл»:

А теперь давайте попробуем вместе создать новую вывеску и поделиться ею. Для этого нажмите «Пустой файл».

Как видите, интерфейс аналогичен аналогичному ПО, но от Microsoft. Поэтому, если вы часто работаете в Excel, долго разбираться в нем не придется.

Чтобы открыть доступ к файлу, в открытом документе введите имя (красная стрелка) и нажмите «Настройки доступа» (оранжевая стрелка):

Перед вами должно появиться окно для настройки совместного доступа:

А теперь рассмотрим один из двух вариантов:

1. Создайте пригласительную ссылку;
2. Мы отправляем приглашение конкретному человеку по электронной почте.

Что ж, чтобы больше не было вопросов, сейчас проанализирую оба варианта. Что ж, начну с первого.

Поэтому, если вам нужно пригласить большое количество пользователей, отправка приглашений путем ввода почты займет слишком много времени. В таком случае есть полезная функция: открыть доступ людям, перешедшим по пригласительной ссылке. Для этого нажмите на кнопку «Копировать ссылку» во втором блоке (ниже), после чего появится запрошенное приглашение, а также настройки входа в систему:

Выбрав «Доступно для пользователей, у которых есть ссылка», вам нужно будет только назначить права, скопировать приглашение и отправить его своим сотрудникам:

А теперь я расскажу, что делать, если приглашение нужно отправить конкретному человеку. Ну или два, неважно.

Итак, чтобы отправить приглашение ограниченному количеству сотрудников, вам необходимо в первом блоке ввести их электронную почту, после чего появится специальное поле, в котором вводится сообщение и также настраиваются права доступа:

Когда закончите, нажмите «Отправить», и через некоторое время эти люди получат сообщение с доступом к документу. Достаточно просто, правда?

На этом в общем все. Если это не важно, я также должен упомянуть настройки конфиденциальности. Чтобы открыть их, нажмите на шестеренку в правом верхнем блоке. Откроется меню, в котором вы можете установить необходимые вам параметры входа:

6. Интеграция с Google Drive

Для хранения Google Таблиц предусмотрено 15 ГБ свободного места. Мы не будем останавливаться на том, насколько интересен этот сервис, а расскажем только о ценной функции под названием OFFLINE MODE. Он доступен для текстовых документов, электронных таблиц и презентаций.

О том, как включить его в мобильных приложениях, а также в настольной версии браузера Chrome, можно подробно узнать здесь.

Также стоит уточнить, что использование клиента Google Диска на компьютере не позволяет работать с таблицами в автономном режиме. Таблицы Google хранятся на вашем компьютере в виде файлов ярлыков, которые запускают ваш браузер, когда вы их открываете.

Создание google аккаунта

Итак, чтобы начать использовать таблицы Google, вам необходимо иметь учетную запись в сервисах Google. Если у вас есть учетная запись Google, этот раздел вам не нужен. А если вы по какой-то причине еще не запустили его, то вам нужно зайти на страницу Google и нажать кнопку Login в правом верхнем углу:

Откроется страница входа в учетную запись Google, но вам нужно не входить в систему, а зарегистрироваться.
Для этого нажмите ссылку «Создать учетную запись» внизу формы входа:

Затем следуйте простым инструкциям, чтобы создать учетную запись в Google.

Далее я напишу отдельный пост, в котором мы подробно рассмотрим возможности учетной записи Google. Давайте попробуем разобраться в скрытых возможностях сервисов Google, которыми вы можете управлять из своей учетной записи.

4. Коллекция дополнений

Если вам не хватает некоторых функций в Google Sheet, вы можете попробовать найти то, что вам нужно, среди надстроек. Страница с доступными дополнениями открывается из меню Дополнения -> Установить дополнения.

Я бы порекомендовал присмотреться к следующим дополнениям:

• Экспортер ссылок на привод.
• Стили;
• Импортер активности Fitbit;
• Magic JSON;
• Переведите мой лист;
• Расширенный поиск и замена;
• Удалите пустые слова;

5. Google Forms

Предположим, вам нужно пройти онлайн-опрос и собрать данные в таблицу для дальнейшей обработки. Это можно сделать очень быстро и бесплатно.

Организуем опрос с помощью сервисов Google

1. Инструменты -> Создать форму

2. Заполняем информацию, задаем вопросы.

3. Получаем ссылку на готовый опрос.

4. Тест.

5. Давайте посмотрим на ваш ответ на листе в таблице.

Другой модуль вы можете получить html код модуля и вставить его на сайт.

Как редактировать Google таблицы

Итак, мы подошли к моменту, когда пора редактировать таблицу, добавлять данные: текст, числа, формулы, функции и т.д.

По сути, Google Spreadsheet аналогичен Excel, но, конечно, между ними есть различия. О различиях между Google Таблицами и Excel мы поговорим в другой статье. А пока приступим к редактированию Google Таблиц.

Работа с данными в Google таблице – добавление, копирование и удаление

В этой главе мы с вами узнаем, как работать с Google Таблицами и данными, которые они содержат, то есть добавлять, копировать, удалять данные, вводить комментарии и заметки и управлять ими.

Добавление данных в Google таблицы

Конечно, я не буду открывать бином Ньютона, если скажу, что добавлять текст, числа и формулы в таблицу Google так же просто, как и в Excel. Но на всякий случай напомню.

Чтобы добавить какие-либо данные в таблицу, нужно ее открыть, поставить курсор в нужную ячейку и начать вводить текст или число. Кроме того, вы можете вводить данные в строку формул, которая находится в том же положении, что и строка формул в Excel.

Числа, как и в Excel, выравниваются по правой стороне после ввода, а текст — по левой стороне ячейки. Но выравнивание можно изменить с помощью инструмента выравнивания.
Для этого выберите ячейку или диапазон ячеек, в которых вы хотите изменить выравнивание, и щелкните следующий значок на панели инструментов:

В раскрывающемся меню выберите значение, по которому вы хотите выровнять данные: слева, по центру или справа.

Как копировать данные в Google таблице

Все знают, как копировать и вставлять данные внутри Google Sheets, я думаю: выберите нужный диапазон ячеек, нажмите сочетания клавиш Ctrl + C, поместите курсор в нужную ячейку и нажмите Ctrl + V — так проще и быстрее, он работает во всех продуктах Office, а не только в Google.

Аналогичным образом копируются и вставляются данные из Excel в Google Таблицы, но есть один существенный нюанс:
Формулы не переносятся из Excel в таблицы Google, только результат их работы. Поэтому, чтобы все данные работали, как в Excel, вам необходимо импортировать всю книгу Excel в Google Sheets и открыть файл в Google Sheets. Как это сделать, я написал чуть ниже.

Как открыть доступ к Гугл таблице для редактирования

• Прежде всего, вам нужно найти на экране кнопку «Настройки входа». Он находится в правом верхнем углу столешницы.

В результате появится дополнительное окно.

1. Здесь разрешено предоставить права доступа к таблице конкретному пользователю (1).
2. В этом случае ему предоставляются права (2) на изменение, изменение или чтение информации.
3. И, конечно же, открытый доступ (3) для всех. В этом случае вам нужно скопировать ссылку и отправить по почте.

Чтобы добавить конкретного человека в список, вам нужно знать его адрес электронной почты.

• В этом случае сервис запросит подтверждение для отправки пользователю приглашения.
• Он вставляется в конкретное окно, после чего нажимается кнопка «Готово».

• После этого вы можете отправить его любым способом.
• Когда вам нужно отправить ссылку, вам нужно сделать соответствующую строку активной, определить права и скопировать ссылку.

Теперь вы можете легко открывать Google Таблицы и допускать к ним своих партнеров. Но нужно все правильно настроить.

• Добавьте сайт в панель закладок браузера. Это очень удобно. По мере того, как время, необходимое для открытия Google Таблиц, уменьшается.

Чтобы использовать Google Таблицы, вы можете использовать не только Google Chrome, но и Яндекс.Браузер.

3. Автоматизация

В этой области возможности темы статьи просто поражают. Практически все можно автоматизировать. Просто нужно немного подумать.

Более мощный скрипт Google Apps (расширенная версия Java Script для работы со службами Google) может связывать таблицы со следующими приложениями:

• Группы Google;
• Документы Google;
• Календарь Google;
• Контакты Google;
• Переводчик гугл;
• Карты Гугл.
• Переводчик гугл;
• Сайты Google;
• Google Формы;
• Gmail;

Мы неоднократно поднимали тему использования этого языка совместно с Google Sheets на iphones.ru:

• Как успешно выполнять автоматические рассылки в Gmail
• 4 хитрости для Gmail и Google Apps Script
• Простая автоматизация для Google Диска
• Планируйте свою жизнь с помощью Календаря Google и скрипта Google Apps
• Скрипт Google Apps для документов с примером
• Автоматизируйте Google Таблицы с помощью скрипта Google Apps

2. Формулы

У Google Sheet 371 есть функции! Вот их полный список с описанием на русском языке. Они разделены на 15 разделов:

Для справки, в Excel есть еще сотня функций. Если что-то очень необходимо именно на этой сотне, это не повод отказываться от Google Spreadsheet. Ведь вы можете создать себе функцию!

Инструкция по созданию собственных функций

1. Откройте редактор скриптов:

2. Составляем код функции:

сценарий
function c100wN (x) {
х = х * 100 * 1,4;
вернуть x;
}
/ jscript

3. Мы спасены.

4. Попробуйте:

Этот пример функции очень прост, но вооружившись приличным учебником по экономике / статистике / математике, вы можете заставить Google SpreadSheet выполнять очень сложные вычисления без необходимости платить за Excel.

PS Вы также можете создавать собственные функции в Excel.

9. Мгновенная вставка картинок из интернета

На листе таблицы вы можете в кратчайшие сроки вставить любое изображение из сети. Просто вставьте формулу в ячейку, как на картинке:

Это были лишь некоторые из наиболее интересных особенностей. Если вы осознали всю мощь программы и хотели начать активно ее использовать, я рекомендую вам посмотреть эти 16 видеоуроков, чтобы получить начальные знания.

Как работать с гугл таблицами: создаем документ

Теперь, шаг за шагом, познакомимся с функциональностью таблицы Google для пользователя. Откройте «Google Диск», нажмите кнопку «Создать» или щелкните правой кнопкой мыши пустое поле, появится меню — выберите «Google Таблицы». На экране монитора откроется новый документ — таблица с пустыми ячейками, переименуйте ее, чтобы было понятно, что это.

Пишем название «Отчет за сутки». Рядом с названием документа есть звездочка, щелкните и выберите из длинного списка. Но, пока таблица всего одна, мы не будем ее выделять. Затем создайте папку, назовите ее и поместите туда готовый документ.

Познакомимся с набором функций редактора, пройдемся по меню. Встречаем «знакомых» из «Эксел», что делает работу приятной и легкой. Главное меню и контекстное меню в чем-то одинаковы. Хотя список функций в Excel намного больше, даже того, что предлагает сегодня Google, достаточно, чтобы вы не чувствовали дискомфорта.

Форматирование таблицы для удобства работы

Давайте создадим каркас нашей общей таблицы Google, а затем заполним его мышцами, нервами в виде чисел и слов. На практическом примере разберем, как работать с такими документами.

Например, вам нужен отчет по дням и количеству деталей определенного размера. Также важно знать общую сумму за день и за месяц для каждого размера детали. Первое, с чего нужно начать — это создать заголовок таблицы, куда мы помещаем:

• итого за день.
• дата;
• сами габариты;
• название и размер деталей;

В первой строке, где мы пишем название и размер деталей, объединяем ячейки с помощью значка. Десятый размер шрифта не годится, увеличьте до 14 и сделайте жирным. Чтобы сделать его четким и читаемым, текст в ячейках выровнен по центру, используя значок в контекстном меню, мы сначала выбираем строку или столбец.

Шапку сделали понятной и функциональной с учетом потребностей. По аналогии делаем любой другой тип таблицы google. Главное, чтобы набросок или набросок был в голове и по мере его создания мы вносим коррективы.

Только когда мы работали с таблицей, мы понимали, подходит она или нет. Не удовлетворившись количеством, мы добавляем строки или столбцы с помощью функции «Вставить». Удаляем ненужные столбцы или строки с помощью кнопки «Изменить», в выпадающем меню которой размещены эти функции.

Заливка ячеек google таблицы

При работе с таблицами есть функция: заливка фона ячеек. Это сделано для того, чтобы подчеркнуть важность информации, содержащейся в ячейке. Или, чтобы не утихал скучный черно-белый цвет, давайте раскрасим фоновой заливкой. Значок в меню помогает выбрать цвет.

Экран радует разнообразием цветов, работать с ним приятно. Для официальных документов такую ​​радугу использовать не стоит, а в личных можно. Вот еще одна деталь, которая сокращает время, необходимое для завершения.

В столбце «Дата» пишем строку: 01.01.2019. Далее мы помещаем курсор в нижний правый угол ячейки, на квадрат, зажимаем левую кнопку мыши и перетаскиваем по мере необходимости, останавливаем и отпускаем мышь, даты установлены. Таким же образом растяните заливку до необходимого количества ячеек.

Гугл таблицы, как закрепить строку и столбец

Когда стол занимает экран монитора, работать становится сложно. Строка с обозначением ячейки уходит с экрана, и вам нужно прокрутить колесико до оглавления. Чтобы этого не произошло, откройте вкладку «Просмотр». В выпадающем меню выберите «Исправить», а затем по стрелке — одну или несколько строк. Вам нужно исправить две строчки в документе, что мы и делаем.

Таким же образом закрепляем столбик. Теперь, какой бы длины таблица ни была, она постоянно на экране, перед вашими глазами будут даты и размеры. Работать без привязки строк и столбцов было бы неудобно, а с сегодняшним размером экрана планшета или смартфона это было бы невыносимо.

8. Экспорт данных

Созданные таблицы можно не только просматривать и редактировать онлайн, но и скачивать в различных форматах:

Вход в google таблицы

Итак, мы подошли к важному моменту, теперь мы узнаем, как вставлять таблицы Google.

Уже открыв у вас учетную запись Google, мы можем открывать столы несколькими способами:

1. Первый и самый простой способ — перейти по этой ссылке в Google Spreadsheet
2. Второй способ интуитивно понятен: просто выполните поиск в Google: «Таблица Google»

Теперь вы можете начать работать с Google Таблицами.

Закрываем доступ к файлу

Чтобы закрыть доступ к файлу, вам необходимо:

1. Если вы отправили пригласительные ссылки;

Снова откройте «Настройки доступа» и во втором блоке введите «Ограниченный доступ». Нажмите готово и все.

1. Если вы отправили приглашение по электронной почте.

В этом случае все намного проще. Открыв «Настройки доступа», напротив имени и почты сотрудника нажмите на поле с уровнем его прав и выберите «Удалить».

Создаем новый лист таблицы

Бывает, что вы не ограничены одним листом в таблице, вам нужно создать второй и более. Для этого в левом нижнем углу есть кнопка + (плюс), нажмите на нее и перейдите на новый лист.

Мы даем названия листам документа Google для удобства работы. Таблица условно называется «Отчет за дни» и на первом листе это примерно январь месяц, логично, что второй лист будет содержать таблицу за февраль. Так мы это называем.

Наведите указатель мыши на слово «Лист» и щелкните правой кнопкой мыши. В раскрывающемся списке выберите «переименовать» и назовите его «Февраль», переименуйте первый лист в «Январь». Сколько листов будет в таблице, определяем по мере необходимости.

Измените белый цвет ячейки с именем листа на другой по вашему выбору. Январь и февраль ассоциируются со снегом и метелями, поэтому цвета — синий и фиолетовый. Щелкните правой кнопкой мыши имя листа и выберите цвет заливки.

Гугл таблицы, как работать с формулами

Человечество сознательно изобрело компьютерные программы, устранив таким образом рутинную работу, такую ​​как сложение и вычитание. Вам просто нужно иметь возможность создать формулу. Вот как это сделать.

Таблица содержит столбец «Итого за день», в первой строке столбца перемещаем курсор и ставим знак равенства = суммы, открываем скобки, выбираем строки для подсчета, закрываем скобки, подтверждаем действие кнопкой Введите ключ. Формула выглядит так: = СУММ (B3; G3) и отображается над таблицей.

Чтобы формула работала во всех строках, поместите указатель мыши в нижний правый угол первой ячейки в столбце «Итого» и при необходимости потяните вниз.

Теперь числа, которые мы введем в таблицу, сразу же считаются формулой. И вам не нужно запоминать таблицу умножения или сложения. Итоговая цифра меняется сразу, что удобно, когда нужно ввести информацию о расходах и поступлениях.

Рассчитываем результаты за определенный период следующим образом: выбираем ячейку, в которую будет записана эта сумма. И выполняем те же действия, = суммы (выбираем ячейки столбца), нажимаем Enter. Теперь известна общая сумма за выбранный период.

Открываем сервис Гугл Таблицы на компьютере

Работа на компьютере осуществляется только через веб-браузер. При этом стоит отметить, что в ближайшее время нет планов по разработке компьютерного программного обеспечения.

Предлагаю рассмотреть возможности открытия сервиса в браузере компьютера. Приведу пример на основе Google Chrome.

Это отличная программа, но все данные попадают в кеш и забивают память устройства. Поэтому нужно выработать привычку регулярно убираться. А как это сделать, я рассказал в одной из статей в своем блоге.

• Первое, что нужно сделать, это, конечно, пойти в сервис.

Если вы еще не вошли в систему, вам нужно будет завершить процесс авторизации. Для этого вам необходимо ввести свой логин и пароль.

• Далее мы увидим следующее.

Я хочу дать вам совет. В Интернете я нашла лучший курс для изучения инструментов MS Office и Google. Вы спросите, кто это? Самое полезное будет полезно маркетологам.

Пройдя обучение, вы сможете показать продукт с лучшей стороны, он подходит для составления маркетинговых планов и бизнес-предложений. Кроме того, не так много времени будет потрачено на анализ данных.

Попав на страницу, где находятся ваши документы, вы можете легко их открыть.

• Чтобы завершить этот процесс, вам нужно всего лишь один раз щелкнуть по названию документа (1).

Однако сервис облегчает нам жизнь и позволяет сортировать по дате открытия. То есть, если вы недавно работали с документом, он будет вверху списка.

• Также вы можете создать новую таблицу (2) или применить один из предложенных разработчиками шаблонов (3) для дизайна).

Помимо вышеперечисленного, разрешено открывать таблицу в отдельной вкладке.

• В этом случае появится выпадающее меню, в котором нужно нажать на строчку «Открыть в новой вкладке».
• Для этого вам нужно нажать на три вертикальные кнопки справа от ссылки на документ.

• После этого можно начинать открывать доступ другим пользователям.
• Теперь вы можете безопасно редактировать или создавать новый документ.

7. Горячие клавиши

В Google Sheet есть десятки сочетаний клавиш практически для всего. Полные списки для ПК, Mac, Chromebook и Android можно посмотреть здесь.